Blog: Met deze 3 eenvoudige stappen komt u samen wél tot goede afspraken

Maakt u keer op keer goede afspraken en lopen deze steeds weer op niets uit?
Herkent u het ‘ja-knikken’ en ‘nee-doen’ als het gaat over afspraken nakomen?
Bent u het zat dat eerder gemaakte afspraken in uw team/relatie niet worden nagekomen?

afspraken maken teamafspraken conflicten in afspraken niet nakomen samenwerken samenwerking afspraken hoe maak ik goede afspraken

Op dit moment verblijf ik voor een (werk)vakantie in Noord-Italië en zie ik de mediterraanse flair en hartelijkheid van de Italianen volop om me heen, maar ook bemerk ik de kleine, doch ontwijkende, hoofdknikjes als het gaat over afspraken maken. De Italianen zijn bij uitstek een voorbeeld van veel uiterlijk vertoon, ogenschijnlijk welgemeende beloften en het verborgen houden van hun eigenlijke gedachten of besluiten.

Als (team)coach zie ik dit natuurlijk niet alleen in Italië, maar ook in mijn dagelijkse praktijk binnen onderlinge werk- & privérelaties en teams.
Van opzet of kwaadwillendheid is vrijwel nooit sprake. Het is meer vanuit een onbewust aangeleerde beleefdheidsvorm en het ontbreken van duidelijke handvatten om simpelweg tot goede afspraken te komen.

Alhoewel Nederlanders als direct worden beschouwd, zijn we over het algemeen toch terughoudend in het uiten van onze gedachten of gevoelens. Vanuit cultuur, opvoeding, scholing, enz. geven we vaak beleefd toe aan een verzoek, maar gevoelsmatig hebben we een andere opvatting.
Op de werkvloer en in relaties leidt dit op langere termijn tot (kleine) irritaties en kribbigheden die de onderlinge samenwerking of resultaten negatief beïnvloeden. Ik zie dit veel terug in ontwijkend gedrag (terugtrekken), matig communiceren (conflictmijdend), zelfstandig gaan werken (alles zelf willen doen), controles (wantrouwen) of opsplitsing in kleine groepjes (eilandjes).

Hoe komt u nu samen heel praktisch wél tot het maken van goede afspraken die worden nagekomen? Met het toepassen van deze 3 elementen lukt dit gegarandeerd:

  1. WAT – welk aktiepunt of vraagstuk betreft het nu eigenlijk? Benoem dit zo feitelijk mogelijk en formuleer dit in één korte zin. Geen omslachtige verhalen of voorbeelden.
  2. WIE – welke persoon binnen het team of de werk-/priverelatie gaat het aktiepunt oppakken?
  3. WANNEER – het meest vergeten component: bepaal het tijdspad! Wanneer moet het aktiepunt uitgevoerd zijn?

In het kort: WIE gaat WAT WANNEER voor zijn/haar rekening nemen?

Een voorbeeld ter illustratie:
In een teamtraject was er sprake van een gewenste herverdeling van taken en stroomlijnen van de werkzaamheden. Daarvoor was het noodzakelijk dat de werkvoorraad en binnenkomende mail in de gaten werd gehouden. Steeds liep dit mis. De problemen waren met name achterstand in het wegwerken van de inbox (mail) en geen overzicht in de lopende en nieuwe dossiers. Gevolg was veel boze cliënten (telefonisch en per mail) en grote mate van onrust binnen het team doordat men achter de feiten bleef aanlopen.
Men had hierover al heel vaak afspraken met elkaar over gemaakt, maar de problemen bleven.

Door deze 3 simpele stappen (WIE gaat WAT WANNEER oppakken?) lukte het wel om samen tot goede afspraken te komen:

  1. WAT – probleem/vraagstuk: inbox (mail) loopt steeds achterstand op
  2. WIE – draagt de verantwoordelijkheid om dit aktiepunt onder zijn/haar vleugels te nemen
  3. WANNEER – op 4 vaste tijdstippen én aan het einde van ieder dagdeel

Afgesproken werd dat 2 personen op 4 vaste tijdstippen het opschonen van de inbox oppakten en aan het einde van ieder dagdeel elkaar kort per mail op de hoogte hielden over de voortgang c.q. gewenste hulp die ze op dat moment nodig hadden van elkaar. Een week later werd dit met het gehele team geëvalueerd én het werd een vast agendapunt voor de komende 3 maandbijeenkomsten.

Zelf doen

Ik nodig u uit om voor u zelf eens te onderzoeken:

  • Hoe u eigenlijk afspraken maakt in uw werk-/privérelatie/team?
  • Hoe vaak afspraken níet worden nagekomen en welk component er dan ontbreekt?

Alle basisprincipes in 1 strategiedag

Heb ik u wakker geschud? En bent u klaar met de conflictmijdende communicatie of de eilandjes in uw werk-/privérelatie of team?
Dan is de exclusieve 1-daagse strategiedag écht iets voor u! Individueel (1:1) of in maatschapsverband leert u:

  1. de kernaspecten van functioneel leiderschap
  2. hoe u bijstuurt bij veranderingen die op u afkomen, en
  3. hoe u richting en focus aanbrengt om (samen met uw team) naar toe te werken

Samen doen

Liever samen met mij aan de slag met het praktisch stroomlijnen van de (werk)processen in uw team? Dat kan natuurlijk ook. Bij u op de werkvloer gaan we in én met het team heel doelgericht (en zónder gedoe) aan de slag en leert u:

  • betere afspraken te maken
  • concretere werkoverleggen te voeren
  • sneller te werken door goede communicatie

De complete oplossing leest u hier.

Meer inspiratie voor uw relatie/team?

Had u een AHA-moment? Wilt u meer waardevolle tips die écht werken wanneer u start met praktisch communiceren en goede afspraken? Ontvang ze gratis.
Maandelijks verschijnen er gratis tips uit de praktijk. Aanmelden is eenvoudig en verplicht u tot niets.

Over

Dit blog is geschreven door Liana van de Vendel van Buro Next Impuls te Wageningen.
Als Strategisch Raadgever werkt zij continu aan professionele verbetering op het gebied van:
•   vernieuwende StrategieMaken©
•   Zélf-sturing bevorderen©
•   Verspilling terugdringen©
Via Buro Next Impuls gaat ze landelijk te werk: van een ‘individuele professionele update (1:1)’  tot aan ‘een complete oplossing voor voltallige notariskantoren (5-25FTE)’.

Vanwege haar veelomvattende achtergrond in het Notariaat, de Advocatuur en het Vastgoed, is zij iemand die dit deel van de juridische sector zeer goed kent.
Met haar notariële vakkennis en landelijke ervaring binnen grote en kleine notaris-/ advocatenkantoren -zowel qua juridische uitvoering als op strategisch niveau-, beschikt zij over een schat aan ervaring als het gaat over succesvoller juridisch/commercieel ondernemen, sneller en efficiënter werken, duidelijker communiceren, effectievere strategie, veranderende marktwerking en ongewone, maar altijd bruikbare oplossingen.

Meer weten? Bel 06 – 4577 4007

Liana van de Vendel @NextImpuls
Katalysator voor het Notariaat • Raadgever voor Notarissen
Gespecialiseerd in verbetertrajecten op directie- en managementniveau