Beter communiceren op de werkvloer. Hoe dan?

Eerder deze week had ik een teamsessie op een notariskantoor die ten doel had om elkaar beter te leren kennen, omdat er vanuit een Werving & Selectietraject twee nieuwe teamleden waren toegevoegd.

Vanuit het vaste team waren er al geluiden dat beter communiceren op de werkvloer wenselijk zou zijn. Is het verbeteren van de communicatieve vaardigheden echt de oplossing?

Wat moet je doen om goed te communiceren?

teamrol Belbin communiceren over het communiceren

De snelste manier om elkaar te leren kennen (én elkaar aan te vullen) is om samen de rollen van de ‘nieuwe’ en ‘oude’ teamleden onder de loep te leggen. Bij voorkeur werk ik met een aantal professionele en persoonlijke quick-scans*, omdat:

  1. het in een team verder gaat dan alleen de (juridische) kennis en kunde, maar ook over ieders ‘rol’ en ‘voorkeursgedrag
  2. de juiste rol- en taakverdeling zorgt voor ‘olie in de tandwielen
  3. diversiteit in een team, eenzijdigheid voorkomt
  4. niet alle teamleden intelligente uitblinkers ‘moeten’ zijn

Er is geen betere of mindere rol. Het gaat om het inzetten van ieders individuele verschillen.
Door de talenten van ieder teamlid maximaal te kennen, draagt dit bij aan meer rendement, meer kwaliteit, meer opbrengst en, niet geheel onbelangrijk, meer plezier.

Samenhangende aspecten van gedrag bij beter communiceren op de werkvloer

Na jarenlang onderzoek blijkt dat er diverse samenhangende aspecten van gedrag zijn, die onder te verdelen zijn in acht teamrollen. Duidelijkheid aanbrengen in deze teamrollen begint met het aanduiden van karaktereigenschappen, voorkeursgedrag én talenten van een persoon.
Elke persoon kan meerdere rollen hebben, afhankelijk waar hij of zij zich prettig bij voelt. Door elkaars teamrollen te kennen, gaan teams veel beter functioneren. Elkaars competenties kunnen daardoor worden ingezet in het bereiken van meer resultaat, meer opbrengst en meer plezier.

Een team met uitsluitend slimmeriken (de zogenaamde ‘denkers’) presteert doorgaans slechter dan een team met gemiddelde, maar gevarieerde typen. En een team met uitsluitend daadkrachtige en voortvarende presteerders (de zogenaamde ‘doeners’) gaat uiteindelijk ook veel minder hard vooruit.

Elkaar kennen is elkaar aanvullen. De conclusie is daardoor snel gemaakt: zorg voor de juiste mix van kwaliteiten in een team. Voorkom ’teveel van hetzelfde’.

Elkaar kennen is elkaar aanvullen is stap 1 bij beter communiceren op de werkvloer

Terug naar het praktijkvoorbeeld: In dit team kwam al snel naar voren dat er twee duidelijke verschillen waren:

  • de ene helft van het team bestond uit extraverte types: snelle beslissers, namen graag grote stappen en communiceerden graag kort en bondig en dan uitsluitend over het hoognodige;
  • terwijl de andere helft van het team juist wat voorzichtiger was: eerst de spreekwoordelijke ‘puntjes op de i’ zetten, de helikopterview wilden bewaren en eerst alles grondig besproken wilden zien voordat stukken de deur uit gingen (de introverte types).

Vanuit ieders perspectief was hun eigen gedrag de enige juiste, de meest nuttige en de noodzakelijke manier. Heel logisch toch?

Door de sterke en minder sterke kanten in kaart te brengen, konden er direct duidelijke afspraken worden gemaakt:

  • wekelijks overleg volgens een vaste structuur, maar dan wel concreet (to-the-point)
  • elkaars grenzen bewaken (‘hoe gaat het nu écht met je?’)
  • communiceren over het communiceren: ze spaken immers elkaars taal niet!

Dit gaf meteen duidelijkheid, richting en energie!

Hoe kun je je communicatieve vaardigheden verbeteren?

Er is namelijk geen betere of mindere rol. Het gaat om het inzetten van ieders individuele verschillen. Wil je beter communiceren op de werkvloer dan begint het met elkaar leren kennen = elkaar aanvullen.

Beter communiceren op de werkvloer
teamrol Belbin communiceren over het communiceren

Sommigen kunnen goed organiseren, anderen zijn zeer zorgzaam en weer anderen monitoren zo goed dat het proces er beter van wordt. Deze eigenschappen zijn eigenlijke kwaliteiten van een ieder. Door de individuele kwaliteiten te gebruiken in een samenwerkend team, vullen teamleden elkaar aan.

Ieder mens heeft twee of drie rollen die hij van nature oppakt. Dan is er vaak nog een vierde of vijfde rol die hij ook wel kan nemen, maar dat kost al veel meer energie.

Iedere persoon is gewend aan zijn eigen rollen en vindt vaak het gedrag dat daarbij hoort ook het nuttigst. De andere kant is dat men spanning kan ervaren bij mensen met geheel andere rollen.

Elkaars rollen respecteren, de kwaliteiten die daarbij horen te waarderen en ieder zoveel mogelijk op de manier te laten werken die hem het beste past. Daardoor kunnen de taken in een project zo ingedeeld worden, zodat ieder doet waar hij goed in is. Het gaat dus niet alleen om het verbeteren van de communicatieve vaardigheden, maar juist weten waarom de ander doet waarom die het doet.

Zelf doen: Hoe communicatie verbeteren op de werkvloer?

Beter communiceren op de werkvloer? Ik nodig je uit om voor jezelf eens te onderzoeken:

  • hoe communiceer jij het liefst? En welke reacties roept dat op?
  • bij wie voel je zich vaak (on)begrepen?
  • werk je bij voorkeur (niet) samen met een ‘doener’ of liever met een ‘denker’?
  • onderzoeken en afspraken met elkaar maken hoe ieder kijkt naar goede communicatie en wat ze belangrijk vinden.

Samen met Buro Next Impuls doen

Liever samen met mij je eigen kwaliteiten en/of die van je teamleaden onder de loep leggen? Dat kan natuurlijk ook. Zowel individueel als in teamverband levert dit heel waardevolle inzichten op. amen gaan we, met of zonder je team, heel doelgericht (en zónder gedoe) aan de slag en begeleid ik je persoonlijk tijdens een serie 1-op-1 videocalls. We houden wekelijks contact zodat je stapsgewijs vorderingen kunt maken en je niet stagneert wanneer het soms even niet gaat zoals je wilt. Je leert:

  • beter samen te werken (zorgen voor de juiste mix van kwaliteiten in het team) én
  • makkelijker te communiceren (het onuitgesprokene bespreekbaar maken)
  • concretere werkoverleggen te voeren (en dus meer werkplezier)
  • om op die manier de beste leidinggevende / zakenpartner / collega ooit te worden!

Business Retreat in Frankrijk

Ben je klaar met onduidelijkheid in communicatie en omslachtige eilandjes in je werk-/privérelaties en kom je er alleen niet uit?

Dan is de exclusieve Business Retreat in Frankrijk (met 25 PE-punten) écht iets voor jou! Individueel (1:1) of in maatschapsverband leer je op onze práchtige Domaine l’Arpent  Gîte • Art • Retraite aan de voet van de Pyreneeën in Frankrijk:

  1. de kernaspecten van functioneel leiderschap
  2. hoe je bijstuurt bij veranderingen die op je afkomen
  3. hoe je omgaat met weerstand uit je omgeving en
  4. hoe je richting en focus aanbrengt om (samen met je team) naar toe te werken

Wil je meer weten over deze privé retraiteweek? Plan dan een kosteloos kennismakingsgesprek in via het contactformulier. Dan kunnen we eens vrijblijvend sparren over jouw wensen en mijn mogelijkheden.

Meer inspiratie voor jezelf of team?

Had je een AHA-moment? Wil je meer waardevolle tips die écht werken wanneer je start met praktisch communiceren en goede afspraken? Ontvang ze gratis.
Maandelijks verschijnen er gratis tips uit de praktijk. Aanmelden is eenvoudig en verplicht je tot niets.

Over

Dit blog is geschreven door Liana van de Vendel van Buro Next Impuls.
Als rasechte ondernemer en groepsexpert werk ik continu aan professionele verbetering op het gebied van:
•   Leiderschap- & Managementtraining (met PE-punten)
•   Teamcoaching & Verandermanagement
•   Business Retreats in Frankrijk

Vanuit Buro Next Impuls ga ik zeer pragmatisch te werk: van diepgaande individuele trajecten tot aan complete oplossingen voor teams in het complex MKB (5-25FTE).

Sinds 2022 ben ik fulltime werkzaam vanuit/in Frankrijk op Domaine l’Arpent  Gîte • Art • Retraite. Check de website voor de Privé/Business Retreats in Frankrijk.
Consulten in Nederland vinden plaats via videosessies waarin ik leidinggevenden, teamleiders en ondernemers op afgesproken tijdstippen persoonlijk begeleid.

Vanwege mijn veelomvattende achtergrond in het complex MKB (Notariaat, Vastgoed en Familiebedrijven) ben ik iemand die dit deel van de ondernemende sector zeer goed ken.
Met mijn notariële vakkennis en landelijke ervaring binnen grote en kleine notaris-/ advocatenkantoren -zowel qua juridische uitvoering als op strategisch niveau-, beschik ik over een schat aan ervaring als het gaat over succesvoller juridisch/commercieel ondernemen, sneller en efficiënter werken, duidelijker communiceren, effectievere strategie, veranderende marktwerking en ongewone, maar altijd bruikbare oplossingen.

Meer weten?

Wil je meer weten? Vraag het gerust. Ik help je graag. Bellen kan iedere werkdag tot 20.00 uur of vul het contactformulier in.

Liana van de Vendel

Gespecialiseerd in verbetertrajecten op leiderschap-, management-, directie- en teamniveau


Buro Next Impuls (NL)

Leiderschap-/management coaching &
exclusieve Werving & Selectie

Domaine l’Arpent (FR)

Luxe Gîte • Art Gallery • Privé/Business Retraites
Rustgevend en panoramisch genieten aan de voet van de Pyreneeën

Klerk Support (NL)

Interim/freelance Notariële Ondersteuning
(kandidaat-notarissen & klerken)

Goede afspraken maken doe je zo

*) Wil jij ook de gratis quick-scan invullen en beter communiceren op de werkvloer? Dat kan via deze link (keuze H. teamrollen analyse)!

Communiceren over het communiceren