• Maak je keer op keer goede afspraken en lopen deze steeds weer op niets uit?
• Herken je het ‘ja-knikken’ en ‘nee-doen’ als het gaat over afspraken nakomen?
• Ben je het zat dat eerder gemaakte afspraken niet worden nagekomen?
Op dit moment verblijf ik voor een (werk)vakantie in Noord-Italië en zie ik de mediterraanse flair en hartelijkheid van de Italianen volop om me heen, maar ook bemerk ik de kleine, doch ontwijkende, hoofdknikjes als het gaat over afspraken maken. De Italianen zijn bij uitstek een voorbeeld van veel uiterlijk vertoon, ogenschijnlijk welgemeende beloften en het verborgen houden van hun eigenlijke gedachten of besluiten.
Als (team)coach zie ik dit natuurlijk niet alleen in Italië, maar ook in mijn dagelijkse praktijk binnen onderlinge werk- & privérelaties en teams.
Van opzet of kwaadwillendheid is vrijwel nooit sprake. Het is meer vanuit een onbewust aangeleerde beleefdheidsvorm en het ontbreken van duidelijke handvatten om simpelweg tot goede afspraken te komen.
Alhoewel Nederlanders als direct worden beschouwd, zijn we over het algemeen toch terughoudend in het uiten van onze gedachten of gevoelens. Vanuit cultuur, opvoeding, scholing, enz. geven we vaak beleefd toe aan een verzoek, maar gevoelsmatig hebben we een andere opvatting.
Op de werkvloer en in relaties leidt dit op langere termijn tot (kleine) irritaties en kribbigheden die de onderlinge samenwerking of resultaten negatief beïnvloeden. Ik zie dit veel terug in ontwijkend gedrag (terugtrekken), matig communiceren (conflictmijdend), zelfstandig gaan werken (alles zelf willen doen), controles (wantrouwen) of opsplitsing in kleine groepjes (eilandjes).
Zo maak je samen goede afspraken
Hoe kom je samen wél tot het maken van goede afspraken die worden nagekomen? Met het toepassen van deze 3 elementen lukt dit gegarandeerd:
- WAT – welk aktiepunt of vraagstuk betreft het nu eigenlijk? Benoem dit zo feitelijk mogelijk en formuleer dit in één korte zin. Geen omslachtige verhalen of voorbeelden.
- WIE – welke persoon binnen het team of de werk-/priverelatie gaat het aktiepunt oppakken?
- WANNEER – het meest vergeten component: bepaal het tijdspad! Wanneer moet het aktiepunt uitgevoerd zijn?
In het kort: WIE gaat WAT WANNEER voor zijn/haar rekening nemen?
Een voorbeeld ter illustratie:
In een teamtraject was er sprake van een gewenste herverdeling van taken en stroomlijnen van de werkzaamheden. Daarvoor was het noodzakelijk dat de werkvoorraad en binnenkomende mail in de gaten werd gehouden. Steeds liep dit mis. De problemen waren met name achterstand in het wegwerken van de inbox (mail) en geen overzicht in de lopende en nieuwe dossiers. Gevolg was veel boze cliënten (telefonisch en per mail) en grote mate van onrust binnen het team doordat men achter de feiten bleef aanlopen.
Men had hierover al heel vaak afspraken met elkaar over gemaakt, maar de problemen bleven.
Door deze 3 simpele stappen (WIE gaat WAT WANNEER oppakken?) lukte het wel om samen tot goede afspraken te komen:
- WAT – probleem/vraagstuk: inbox (mail) loopt steeds achterstand op
- WIE – draagt de verantwoordelijkheid om dit aktiepunt onder zijn/haar vleugels te nemen
- WANNEER – op 4 vaste tijdstippen én aan het einde van ieder dagdeel
Afgesproken werd dat 2 personen op 4 vaste tijdstippen het opschonen van de inbox oppakten en aan het einde van ieder dagdeel elkaar kort per mail op de hoogte hielden over de voortgang c.q. gewenste hulp die ze op dat moment nodig hadden van elkaar. Een week later werd dit met het gehele team geëvalueerd én het werd een vast agendapunt voor de komende 3 maandbijeenkomsten.
Zelf doen
Ik nodig je uit om voor jezelf eens te onderzoeken:
- Hoe je zelf afspraken maakt met je werk-/privérelaties?
- Hoe vaak afspraken níet worden nagekomen en welk WWW-element er dan ontbreekt?
Samen met Buro Next Impuls doen?
Samen gaan we, met of zonder je team, heel doelgericht (en zónder gedoe) aan de slag en begeleid ik je persoonlijk tijdens een serie 1-op-1 videocalls. We houden wekelijks contact zodat je stapsgewijs vorderingen kunt maken en je niet stagneert wanneer het soms even niet gaat zoals je wilt. Je leert:
- betere afspraken te maken
- concretere werkoverleggen te voeren
- sneller te werken door goede communicatie
- om op die manier de beste leidinggevende / zakenpartner / collega ooit te worden!
Business Retreat in Frankrijk
Heb ik je wakker geschud? En ben je klaar met conflictmijdende communicatie of de eilandjes in je werk-/privérelaties?
Dan is de exclusieve Business Retreat in Frankrijk écht iets voor jou! Individueel (1:1) of in maatschapsverband leer je op onze práchtige Domaine l’Arpent ✥ Gîte • Art • Retraite aan de voet van de Pyreneeën in Frankrijk:
- de kernaspecten van functioneel leiderschap
- hoe je bijstuurt bij veranderingen die op je afkomen
- hoe je omgaat met weerstand uit je omgeving en
- hoe je richting en focus aanbrengt om (samen met je team) naar toe te werken
Wil je meer weten over deze privé retraiteweek? Plan dan een kosteloos kennismakingsgesprek in via het contactformulier. Dan kunnen we eens vrijblijvend sparren over jouw wensen en mijn mogelijkheden.
Meer inspiratie voor jezelf of team?
Had je een AHA-moment? Wil je meer waardevolle tips die écht werken wanneer je start met praktisch communiceren en goede afspraken? Ontvang ze gratis.
Maandelijks verschijnen er gratis tips uit de praktijk. Aanmelden is eenvoudig en verplicht je tot niets.
Over
Dit blog is geschreven door Liana van de Vendel van Buro Next Impuls.
Als rasechte ondernemer en groepsexpert werk ik continu aan professionele verbetering op het gebied van:
• Leiderschap- & Managementtraining (met PE-punten)
• Teamcoaching & Verandermanagement
• Business Retreats in Frankrijk
Vanuit Buro Next Impuls ga ik zeer pragmatisch te werk: van diepgaande individuele trajecten tot aan complete oplossingen voor teams in het complex MKB (5-25FTE).
Sinds 2022 ben ik fulltime werkzaam vanuit/in Frankrijk op Domaine l’Arpent ✥ Gîte • Art • Retraite. Check de website voor de Privé/Business Retreats in Frankrijk.
Consulten in Nederland vinden plaats via videosessies waarin ik leidinggevenden, teamleiders en ondernemers op afgesproken tijdstippen persoonlijk begeleid.
Vanwege mijn veelomvattende achtergrond in het complex MKB (Notariaat, Vastgoed en Familiebedrijven) ben ik iemand die dit deel van de ondernemende sector zeer goed ken.
Met mijn notariële vakkennis en landelijke ervaring binnen grote en kleine notaris-/ advocatenkantoren -zowel qua juridische uitvoering als op strategisch niveau-, beschik ik over een schat aan ervaring als het gaat over succesvoller juridisch/commercieel ondernemen, sneller en efficiënter werken, duidelijker communiceren, effectievere strategie, veranderende marktwerking en ongewone, maar altijd bruikbare oplossingen.
Meer weten?
Wil je meer weten? Vraag het gerust. Ik help je graag. Bellen kan iedere werkdag tot 20.00 uur of vul het contactformulier in.
Liana van de Vendel
Gespecialiseerd in verbetertrajecten op leiderschap-, management-, directie- en teamniveau
Buro Next Impuls (NL) | Leiderschap-/management coaching & exclusieve Werving & Selectie |
Domaine l’Arpent (FR) | Luxe Gîte • Art Gallery • Privé/Business Retraites Rustgevend en panoramisch genieten aan de voet van de Pyreneeën |
Klerk Support (NL) | Interim/freelance Notariële Ondersteuning (kandidaat-notarissen & klerken) |
